ピボットテーブルは集計の強力な味方です

こんにちは、ゆうじんです。

エクセルの便利な使い方や関数について、やはり質問を受けることがあります。確かに、知っていると便利なので、追加で紹介したいとおもいます。

今日は、エクセルのピボットテーブルについて説明したいと思います。

ピボットテーブルとは

ピボットテーブルとは、Excelで自動で集計を行う機能です。
複数の条件を満たすものを瞬時に集計したり、データを抽出することができるので、データ分析の強力なツールとなります。

例えば、以下のようなデータがあったとして、各科目ごとや、支払月ごとに集計することができます。

自動での集計方法も多彩にあり、合計や平均、最大値、最小値、データ数のカウントなどを出すことが可能です。

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下図では、「科目」を行単位、「支払月」を列単位に並べ、各行列がクロスした部分に「金額」の合計値を算出しています。こうすると、各科目ごとに月単位での推移がよくわかりますね。

 

ピボットテーブルの使用の仕方

データの範囲を指定した後、挿入のタブから「ピボットテーブル」を選択します。

その後、集計したい形をイメージして、縦軸と横軸に何を選ぶかを選択していきます。

先ほどのケースだと、行ラベルに「科目」、列ラベルに「支払月」を選択します。そして、集計したものを値に選択します。この場合は集計したいものに「金額」を選択します。そうすると、先ほどの通りの集計ができます。

なお、項目を選択するには、それぞれのフィールドにドラッグすればできます。

ちなみに、それぞれ選択した行、列の項目のうち、一部を非表示にすることもできます。それぞれの行、列の項目のプルダウンメニューから表示したいものを選択してください。

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データの抽出について

また、このようにできたピボットテーブルを使って、自分の使いたいデータだけを簡単に抽出することができます。

例えば、先ほどの例で、科目が懇親会費のデータだけ抽出したい場合、ピボットテーブルの必要となる集計の部分をダブルクリックするとその集計に使われたデータだけが抽出され、別シートに展開されます。

このケースでは非常にシンプルなデータベースから必要部分を抽出しているので、あまり便利に感じませんが、項目がたくさんあって、複雑なデータの場合、必要な部分のみを抽出してくれるのでとても便利です。

ピボットグラフについて

ピボットテーブルはこのように表の形式になっていますが、グラフィカルに集計を捉えることで見やすくする仕組みが、Excel2010以降に追加されています。それがピボットグラフです。集計しながら、棒グラフなどをリアルタイムに表示できるので、比較、パターン、傾向を簡単に確認できます。表だけではイメージが掴みにくい場合に活用していただければ良いとおもいます。

ピボットテーブルを使うと集計がとても簡単になります。ぜひ集計が必要な場合は使って見てください。

では。

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