Google Tasks でストレスフリーにTODO管理

こんにちは、ゆうじんです。

仕事やプライベートでやることの管理、いわゆるTODO管理は、誰もが悩むところです。やることが多い状態がずっと続くと気分も滅入ってきます。TODOも突発で増えたり、優先順位を変える必要があったりと刻々と変わります。少しでも上手にTODOを管理して、もれなく、タイムリーに対応していきたいですよね。

人それぞれ効果的な方法は違うと思うのですが、現在、私が行っている方法をご紹介したいと思います。少しでも参考になれば幸いです。

ちなみに、私の場合は、デビッド・アレン氏のGTD(Getting Things Done)に、昔とても影響を受けたのですが、今やっているのはそんな細かに分けたものではありません。

しかし、GTDはとても面白い考え方なので、私のやり方をお話しする前に、少しGTDについてご説明したいと思います。

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GTDとは

GTD(Getting Things Done)とはデビッド・アレン氏が、彼の著書の「仕事を成し遂げる技術 」(原題: Getting Things Done、2002年)の中で提案しているやるべきことの管理方法です。ちなみに、この本は「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」(二見書房)という名前で新訳版が出ており、そちらの方がよりわかりやすいです。


GTDは次の5つのステップで構成され、これを1週間など一区切りごとに繰り返す[1]

  1. 収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
  2. 処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
  3. 整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(PDAやシステム手帳など)に入れ込む。
  4. 見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
  5. 実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

こういった作業を行うための手順の見直しをステップを追って行うことで、「あれもしなくちゃいけないし、これもやらなきゃいけないし…」といった混乱した状況から脱して、着実に作業を進めて行くのがGTDである。こういった手法は、一見仕事が連続した作業の繰り返しで「ここからここまでが1単位」という見通しがなかなか立て難い状況で役立つとされている。

引用元:ウィキペディア


このように、GTDでは、すべてのリストを書き出すことで、頭の中からやるべきことを追い出して、必要なときにはそのリストにアクセスできるようにすることで、注力すべき仕事に集中できるようにするということです。

私のTODO管理のポイント

私がGTDの手法を参考にTODO管理をしはじめて、とても役立っているためずっと続けていることがあります。それは、次の3つのポイントです。

1.TODOを全て書き出す

TODOを自分の頭で全てを覚えておくことは、私にはできませんし、忘れてしまったら取り返しもつきません。また、何を優先してやらないといけないかという全体像をつかむことができないので、とにかくまずは全てやるべきものを書き出します。

TODOを書き出すのは紙にでもいいですし、デジタルででもよいです。このリストさえあれば、忘れてしまっても大丈夫という精神的な負担が減るので、これだけでも随分楽です。精神的に負担を感じていると、前向きに先手先手で対処できず、生産性が落ちる気がします。

2.Google Tasks でTODO管理

やるべきことを全て書き出す、終わったら消すといった作業は極めてシンプルなので、どのようなツールでも対応できますが、私はGoogle Tasksを利用して行っています。

スマホにGoogleタスクに対応した専用のアプリを入れて、また、デスクトップPCからでもすぐにそれにアクセスできるようにしています。やるべきことが増えたり、完了したら、スマホやパソコンで忘れないように入力・削除します。

クラウドサービスで管理するため、いつでもどこでもチェックリストを最新に同期することができます。とても便利です。私の生産性はこれだけでも随分上がったと思います。

移動中やふとした時に、リストの全体像を見つつ、優先順位をつけ直したり、消し忘れたTODOを削除します。

3.すぐやれるものはその場で処理

すぐにやれる、2、3分程度でできるような雑務なら、その場で処理します。その雑務を管理し、あとからやるようなこと自体が時間の無駄になります。その場でやれることはその場でします。

人によってベストな方法は異なると思うので、いろんな方法を試してもらえればと思います。

私もこれからもよりよい方法を模索しながら、上手にTODOを管理し、本当にやるべきことに注力したいと思います。

では。

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